Delegieren bedeutet, Aufgaben und Verantwortung an andere – normalerweise die Mitarbeiter – zu übertragen. Doch so schön es in der Theorie klingt, tun viele sich schwer damit. Meist aus Angst vor Kontrollverlust oder Selbstüberschätzung à la „so gut wie ich kann das eh keiner“. Andere hingegen lieben das Delegieren. Insbesondere das Delegieren von den Aufgaben, die besonders viel Arbeit machen.
Beide Wege sind nicht optimal – für die Führungskraft selbst oder für den Mitarbeiter.
Welche Aufgaben lassen sich delegieren?
Um diese Frage zu klären, helfen ein paar Fragen:
- Welche Aufgaben kann nur ich machen?
- Welche Aufgaben kann ich machen, benötige dafür jedoch Hilfe von anderen Teammitgliedern?
- Welche Aufgaben kann jemand aus meinem Team deutlich besser machen als ich?
Hilfreich kann zusätzlich auch das Dringlichkeitsprinzip sein. Auch bekannt als Eisenhower-Matrix. Zur Steigerung der Produktivität werden einzelne Aufgaben nach dringend/nicht dringend und wichtig/nicht wichtig kategorisiert. Für jede Gruppe gibt es eine Handlungsempfehlung, die Sie der folgenden Grafik entnehmen können.
Achten Sie beim Delegieren darauf, die Verantwortlichkeiten klarzumachen. Denn das Wort „Verantwortung“ hat für die meisten Menschen eine andere Bedeutung. Äußern Sie daher besonders deutlich, welche Verantwortung Ihr Mitarbeiter genau übernehmen soll. Helfen können dabei die drei folgenden Rollenbeschreibungen:
- Der Entscheidungsträger
Diesen Mitarbeiter ernennen Sie quasi zur Führungskraft für die jeweilige Aufgabe. Er hat die komplette Entscheidungsgewalt. Gegebenenfalls hat er ein Team zur Unterstützung. Die endgültige Entscheidung liegt aber bei ihm selbst. - Der Koordinator
Dieser Mitarbeiter bleibt gleichrangiges Teammitglied. Er übernimmt jedoch zusätzliche Aufgaben der Organisation und Planung (z.B. Erstellung einer Tagesordnung etc.). Er sorgt dafür, dass eine Diskussion stattfindet, trägt jedoch keinerlei Verantwortung für ein Ergebnis. Kommt es zu Schwierigkeiten und Uneinigkeit, übergibt er dies an seinen Vorgesetzten. - Der Koordinator 2.0
Dieser Mitarbeiter wäre zwischen beiden Rollen angesiedelt. Er ist mehr als ein Koordinator, jedoch kein absoluter Entscheidungsträger. Vielmehr unterstützt er das Team bei einer Entscheidungsfindung. Kommt es aber zu keiner Einigung, trifft er die Entscheidung selbstständig.
Ist die Verantwortlichkeit erst einmal klar kommuniziert, kann man sich als Führungskraft auch besser auf andere ToDo´s konzentrieren. Probieren Sie es aus. Sie werden merken, wie viel Stress Delegieren nehmen kann.
Übrigens: Auch als Selbstständiger kann man delegieren, oder outsourcen wie man es in diesem Fall nennt. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn eigene Kompetenzen fehlen oder, wenn man in der aufgewendeten Zeit einen höheren Stundenlohn erwirtschaften könnte, als man dem externen Dienstleister zahlt.
