„Nein, diese Methode hat nichts mit der massiven Gebirgskette zu tun.“ Das ist meist die erste Antwort, die wir geben, wenn wir diese Zeitmanagement-Methode erwähnen. Der Name hängt lediglich mit den Anfangsbuchstaben der einzelnen Schritte zusammen. Regelmäßig angewandt bringt uns diese Methode mehr Ruhe und Gelassenheit. Wir lassen uns nicht mehr durch unsere vielen Aufgaben aus der Ruhe bringen.

Entwickelt wurde die ALPEN-Methode vom Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert und gehört mittlerweile neben der Eisenhower-Matrix und der SMART-Methode zu den erfolgreichsten Zeitmanagement-Methoden. Wobei es sich genau genommen weniger um Zeitmanagement, sondern mehr um das eigene Selbstmanagement handelt.

Ablauf der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode besteht aus fünf Schritten, die Ihren Arbeitstag strukturieren:

  1. Aufgaben notieren
  2. Länge einschätzen
  3. Puffer berücksichtigen
  4. Entscheiden
  5. Nachkontrollieren

Am besten beginnen sie Ihren Tag mit Schritt 1 oder machen es bereits am Vorabend. Wichtig ist, dass Sie wirklich alle Aufgaben aufschreiben, die erledigt werden müssen. Von Telefonaten über Meetings bis zum Beantworten von Mails. Diese ToDo-Liste sollte alles beinhalten, denn sie ist Grundvoraussetzung für die folgenden Schritte. Anschließend schätzen Sie die Dauer der einzelnen Aufgaben ein. Wichtig dabei: Bleiben Sie realistisch. Sie kennen sich selbst am besten. Sie wissen, welche Telefonate gerne auch mal länger dauern oder welche Aufgaben sich bei Ihnen auch mal in die Länge ziehen.
Wenn Sie unter Druck produktiver arbeiten, setzen Sie sich auch Limits, bis wann die Aufgaben erledigt sein sollen.

Nun planen Sie Pufferzeiten ein. Nicht nur dann, wenn Sie vermuten, dass eine Aufgabe länger dauern wird (das gehört schon in Schritt 2), sondern immer! Es kann jederzeit passieren, dass unerwartete Ereignisse dazwischenkommen. Ein längeres Schwätzchen mit Kollegen oder ein wichtiger spontaner Anruf. All das berücksichtigt die ALPEN-Methode, indem der Zeitpuffer ein essentieller Bestandteil ist. Eine Faustregel: Planen Sie maximal 60% Ihres Arbeitstages – der Rest ist Zeitpuffer.

Danach geht es ans Priorisieren. Für viele ist genau dieser Schritt die größte Herausforderung. Entscheiden Sie sich, welche Aufgaben wichtig und dringend sind und welche nicht. Welche muss nicht zwingend heute erledigt werden? Welche können Sie vielleicht sogar delegieren? Ähnlich der Eisenhower-Matrix priorisieren Sie die einzelnen ToDos und entscheiden damit, welche für den aktuellen Tag wichtig sind. Klar gibt es manchmal Tage, an denen irgendwie doch alles auf einmal geschafft werden muss. Nichtsdestotrotz hilft das Priorisieren ungemein. Vor allem dabei, die Aufgaben zu identifizieren, die so scheinen als wären sie wichtig, es jedoch gar nicht sind. Sind die Prioritäten klar, geht es ans Abarbeiten der ausgewählten ToDos.

Am Ende des Tages nehmen Sie sich Zeit für die letzte Phase: das Nachkontrollieren. Ziehen Sie Bilanz. Hat der Zeitpuffer ausgereicht? War Ihre Einschätzung realistisch und hat die ALPEN-Methode funktioniert? Ebenso können Sie die Nachkontrolle nutzen, um gleich den nächsten Tag zu strukturieren.

Unsere Tipps zur ALPEN-Methode:

Seien Sie nicht frustriert, wenn es mal nicht so klappt, wie Sie sich das vorstellen. Die ALPEN-Methode braucht ein wenig Zeit, um sich daran zu gewöhnen. Unser Vorschlag: Probieren Sie es mindestens zwei Wochen und ziehen Sie danach nochmals eine Bilanz, ob sich die Ergebnisse und Ihr Gefühl und Stressempfinden verbessert hat.

Vorteil der ALPEN-Methode ist, dass Sie schnelle Erfolgserlebnisse haben. Die paar Minuten Zeit, die Sie in die Planung investieren, zahlen sich allemal aus. Auch das bewusste Einplanen von Zeitpuffern hilft enorm. So geraten Sie trotz Verzögerungen im Tagesablauf nicht in Stress.

Es gibt jedoch auch Nachteile. Schwierig wird das Umsetzen der Methode dann, wenn Sie von anderen Kollegen abhängig sind. Wenn Sie sich mit diesen absprechen müssen, oder auf Vorarbeit von ihnen warten. Denn Sie können nur Ihren Tag planen und strukturieren und nicht den Ihrer Kollegen. Außerdem erfordert die Methode – wie nahezu alle Zeit- bzw. Selbstmanagement-Methoden – Selbstdisziplin.

Unser Tipp trotzdem: Probieren Sie es aus. Wir freuen uns über Ihr Feedback und Ihrem Eindruck zur Methode.

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